Image by Bruno from Pixabay.com
Już od 1 kwietnia 2026 roku podatnicy VAT będą musieli korzystać z KSeF - Krajowego Systemu e-Faktur podczas wystawiania faktur. System ten pozwala wystawiać i odbierać faktury strukturalne, zapewniając sprawniejszy obieg dokumentacji i zapewniając fiskusowi bezpośredni dostęp do takich dokumentów. Co trzeba wiedzieć o obowiązkowym fakturowania w ramach KSeF? Jak znaleźć najlepszy program do fakturowania z KSeF?
Jak wiadomo, fakturowanie od 2026 ma się znacząco zmienić w przedsiębiorstwach w naszym kraju. W takim wypadku trzeba będzie korzystać z KSeF, czyli systemu teleinformatycznego, który daje możliwość przesyłania, tworzenia, przechowywania i otrzymywania faktur strukturalnych. Jest to narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów, z którego przedsiębiorcy korzystają dobrowolnie od 2022 roku. Jednakże ma się to zmienić już od przyszłego roku - od 1 lutego 2026 KSeF będzie koniecznością dla dużych przedsiębiorstw (z obrotami rocznymi powyżej 200 mln zł) i od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich podatników VAT (czynnych i zwolnionych, bez względu na osiągane przychody). Ostatnią grupę w tej sytuacji stanowią drobni przedsiębiorcy, ze sprzedażą do 10 tysięcy zł na miesiąc, którzy będą obowiązkowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur od 2027 roku. Bardzo ważne jest to, że odbieranie faktur kosztowych w KSeF stanie się obowiązkowe dla każdego podatnika już od 1 lutego 2026 roku, rozpoczynając odbieranie faktur od podmiotów największych!
Istotne dla wielu przedsiębiorców jest także zagadnienie tj. faktury z kasy fiskalnej a KSeF. Co należy wiedzieć na ten temat? Okazuje się, że do końca 2026 roku możliwe będzie wystawianie faktur z użyciem kas fiskalnych. W okresie przejściowym nie trzeba zatem stosować faktur strukturalnych, przy czym okres ten obejmuje także paragony z NIP, co ma spore znaczenie w kontekście KSeF i paragonów tego typu. W związku z obowiązkiem korzystania z KSeF, od 1 stycznia 2027 roku nie będzie możliwości wystawiania faktur z zastosowaniem kasy fiskalnej. Wszelkie informacje z tym związane znajduje się w ustawie o VAT, z którą warto się zapoznać. Od wspomnianej daty przepisy wskazują, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży z użyciem kasy rejestrującej zobowiązani będą wystawiać i wydawać nabywcom paragon fiskalny z każdej sprzedaży. W efekcie nie powinni oni (od 2027 roku) tworzyć i wydawać faktur z kasy rejestrującej, gdyż takie dokumenty nie będą uznawane za e-faktury.
Bardzo dobrym rozwiązaniem dla każdej firmy jest niezawodny program do fakturowania z KSeF. Sprawdzone oprogramowanie zapewnia bezpośrednie wystawiania i odbieranie faktur strukturalnych, nie martwiąc się o logowanie do zewnętrznych platform. Taki właśnie jest system wFirma, która stawia na pełną integrację z KSeF, dając biurom rachunkowym i firmom wiele nowych możliwości w zakresie fakturowania. Kluczowymi funkcjami integracji tego programu z Krajowym Systemem e-Faktur są:
O czym jeszcze warto wiedzieć? Co ciekawe, system wFirma daje biurom rachunkowym roczny darmowy dostęp do systemu dla 10 klientów oraz przedsiębiorcom - 30 dni bezpłatnego okresu próbnego. To oznacza, że możemy kompleksowo przetestować dostępne funkcjonalności, w tym także integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.
